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领导即席讲话不用稿,秘书干点啥?

发布时间:2018-09-18 14:57:22   来源:秘书工作  浏览:
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  领导即席讲话不用稿子,秘书似乎可以轻松一下了,其实不然。领导的即席讲话,秘书不是旁观者,而是积极参与者。讲话前、讲话中和讲话后,都有许多工作要做,有时付出的辛苦要比写稿子还多。

  讲话前当好“活字典”

  即席讲话虽然紧迫,但也要挤时间作些准备。“凡事预则立,不预则废。”毫无准备,仓促上阵,必然难以保证质量,有时还会出错。秘书协助领导作准备,一是出点子,二是提供资料和信息。出点子主要是对讲话要解决的问题、分几个层次、如何表述等,提出意见和建议。提供资料和信息,需从多方面着手:首先要选择有关文件及资料,供领导阅读。为节约领导时间,有时还要划出重点、摘出要点。如果领导要找有关人员了解情况,秘书要及时联系。

  资料到手了,情况搞清了,领导会静下心来进行构思。可能还会看到领导独自在房间里,迈着方步踱来踱去,这是在打腹稿。这时秘书还不能离开,因为领导在构思过程中可能会遇到一些“拦路虎”,需要秘书帮助排除。比如,重要的引文出处要查证,典型案例的来龙去脉要明确,人名、地名、时间、地点及具体数字等要确认。秘书这时要发挥好“活字典”的作用。

  当好“活字典”,需要娴熟的业务、丰富的知识。如果不熟悉业务,肚子里没货,“一问三不知”,服务就无从谈起。要当一个名副其实的“活字典”,就要加强学习积累,首先要学好党的路线方针政策和国家的法律法规,尤其对新出台的政策,要先学一步。要围绕领导分管的工作,加强调查研究,熟悉本地、本系统的情况,特别是一些新情况新问题。要熟悉领导的观点和思路,了解领导讲话的习惯和风格,知道领导需要什么,以便有的放矢地为领导提供服务。

  讲话中当好记录员

  准确迅速地记下领导讲话,是秘书的一项基本功。1975年,王恩茂同志到原南京军区任副政委,司令部办公室主任推荐我给他当秘书。王恩茂同志平时即席讲话较多,来不及写稿,一般是列个提纲就讲,讲完再整理。他就非常关心自己的讲话秘书能否记下来。

  记录领导讲话,强调原汁原味,即把讲话内容全部记录下来,绝不能只记要点和大意,否则下一步的加工整理就成了无源之水、无本之木。手写记录最大的问题就是速度太慢,领导一小时能讲上万字,我只能记下来三千多字,每次都手忙脚乱、急出一头汗来。1977年,王恩茂同志调任吉林省委第一书记,我作为秘书随行。他有时一天讲几次话,我记录的任务也随之成倍增加。

  当时我看到一位专业速记员记录起来轻松自如,领导讲话基本都能记下来,非常羡慕,决心拜他为师,把速记技术学到手。但事情没有那么简单,速记符号比较难记,我又没有时间去参加培训,只能挤时间自学。吃着饭也学,走着路也背,经过几个月的努力,总算有所收获,记录速度提高到每小时六千来字。但与专业的速记员比,还相差甚远,依然有近三分之一的文字记不下来,只能依赖录音。由录音变成文字也比较麻烦,差不多要用四倍于讲话的时间才能完成。

  我的体会是,搞好会议记录,要手记和录音相结合,以手记为主,录音为辅。这样既能提高记录速度,又能保证质量。

  讲话后当好“美容师”

  即席讲话不用稿子,口语表达多,即使完整记录下来,也是个“毛坯”,需要加工整理。整理领导讲话不同于修改一般稿件,一定要尊重原意、保留原貌,体现领导讲话的习惯和风格。要保证主题思想、结构框架和主要内容不变或基本不变,切不可大删大改、另搞一套。

  当然,整理领导讲话也不能有文必录、原样照搬。秘书要发挥好“美容师”的作用,通过加工整理,使讲话观点更明确、层次更清晰、内容更精练、语言更顺畅。加工整理要从四个方面下功夫:

  一是改,就是修改不准确、不全面的提法,使讲话更符合党的政策,更符合实际。另外就是有些方言土语要改,方言土语外地人看不懂,要换成规范用语。

  二是调,就是调整顺序,合并相同、相似的内容,使之更通顺,更合乎逻辑。如在部署任务提要求时,一般先讲“提高认识”,后讲“加强领导”,如果颠倒过来,就显得有些别扭。有些相同、相似的内容,前头讲了,后头又讲,显得重复凌乱,也需要调整。

  三是删,就是本着删繁就简的原则,删除不必要的内容和文字。主要包括没有实际内容的客套话,重复的语句和案例,与主题无关的论述,以及当前不宜公开的内容,还有“这个”“对吧”“我说”等习惯性口头语。

  四是补,就是补充需要增加的内容。有些话应该讲,但因时间关系没有讲,如准备讲四条意见,只讲了三条。有些话虽然讲了,但讲得不到位、不完整,这都需要补充。补充的内容要符合领导的思路和意图。

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